従来の紙マニュアルは、社内書庫や特定の場所に保管されていました。そこからデジタル化が進み、WordやPDF化したデータマニュアルを運用するようになりましたが、社内サーバーのマニュアル専用フォルダに格納されるだけで、毎回特定の場所から取り出して見るという運用に変化はなく、いつでも気軽に確認できる環境とは言えませんでした。
しかし、WEB上で管理されているマニュアルであれば、特定の場所を選ばず、いつでも、どこからでもネット経由でアクセスして情報を引き出すことが可能です。急なトラブル対応で特定の情報が必要な際、スマートフォンでもアクセスが可能なため、外出先からでも気軽にアクセスでき、必要な情報をいつでも引き出すことができます。

紙のマニュアルでは、その種類が多くなれば多くなるほど複雑化し、運用も煩雑になってしまうため、必要な情報を引き出すのに大変な労力を必要とします。
しかし、WEBマニュアルであれば、検索欄にキーワードを入力するだけで、関連した情報を瞬時に引き出すことができます。
また、LLM（大規模言語モデル）を組み込めば、自然な会話で聞くように知りたい情報を入手することができるなど、将来的な拡張性もあります。
WEBマニュアルは、紙マニュアルと比べて、マニュアルの規模や種類がどれだけ多くなったとしても、短時間で目的の情報が引き出せるという「検索性」に優れています。例えば、QRコードを現場の機器に貼っておけば、その機器のマニュアルにすぐにアクセスできるなど、工夫次第で効率的な運用を実現することができます。

マニュアルは仕様の変更などにより頻繁に更新され、その中身が変化していきます。
紙マニュアルの場合、更新の度に再印刷や再配布をする必要があり、手間と時間がかかるため、最新の情報に遅延が発生します。また、電子データの場合でも、更新した情報の差し替えルールや運用がしっかりしていないと、古い情報が混在し続け、現場で誤った操作を発生させるリスクがあります。
しかし、WEBマニュアルであれば、仕様の変更や修正があった場合でもリアルタイムで更新・反映され、常に最新かつ正確な情報を得ることができます。

また、動画を埋め込むことができるため、文字や写真だけでは説明が難しい内容も、その部分だけでも補足説明として動画を追加するだけで、格段に読み手の理解を深めて、勘違いやミスを低減することができます。
さらに、外部リンクも埋め込むことができるため、文章中により詳細な情報を得たい場合は、関連情報へスムーズにアクセスすることができ、読み手に対して手厚いフォローを可能とします。
マニュアルとして、正確な情報の記述は大前提ですが、その内容をよりわかりやすく、誤解がないよう正しく伝えることに大きな役割を果たします。

紙マニュアルや電子データのマニュアルでは、修正や更新をする際、専用ソフトを起動して該当の箇所を確認してから作業を実施します。その後、保存形式に変換するなどの作業が必要で、ちょっとした修正や更新作業でも、時間と労力がかかってしまいます。また、使用するソフトによっては、修正・更新作業が専用ソフトを操作できる人に限られてしまいます。
しかし、WEBマニュアルを修正・更新する場合は、CMS（コンテンツマネジメントシステム）を使用するため、誰でも短時間の操作で実施することができます。
これにより、最新の更新情報に対して迅速に対応することが可能となります。ちょっとした更新の度に外注する必要もなく、気軽に更新ができます。

紙マニュアルや電子データのマニュアルでは、修正や更新があった際に、いつ、誰が、どの部分を、どのように修正または更新したのか、という事を確認・管理することが困難でした。
WEBマニュアルであれば、修正や更新の作業を実施する際に、「いつ」「誰が」「どの部分を」「どのように」修正または更新したのか、自動で記録されるため、過去の作業履歴を詳細に追跡することができます。
エビデンスが残せることで、不具合時の原因究明や以前の更新内容に戻すなど、突発的な作業にも容易に対応することが可能です。

紙マニュアルを展開するには、修正・更新後に印刷し、配送する必要がありました。また、電子データのマニュアルでは、最新データをメールで各所へ送信することで展開できますが、最新データになる度に展開する手間が発生していました。また、現場に最新データが届いていないこともあり、万全な運用とは言えませんでした。
WEBマニュアルであれば、修正や更新を実施し、データを反映した瞬間から、最新の情報がWeb上に公開され、マニュアルにアクセスした人に対して、抜け漏れなく最新情報を提供することができます。

紙マニュアルでは制作後に印刷コストや配送コスト、在庫の保管コストや旧マニュアルの廃棄コスト、更にそれらの手配に対して人的リソースも消費する必要があります。また、それらのコストは、初回だけでなく、修正や更新がされる度に必要なため、長い目で見た場合に、大きな負担になると言えます。
WEBマニュアルであれば、印刷や配送、当然ながら在庫管理や旧マニュアルの破棄等のコストや手間は発生しません。また、CMSを導入していれば、更新の度に外注へ依頼する必要もなく、自社で対応することが可能なため、外注費用を抑えることができます。

紙マニュアルや電子データは、オフラインでも閲覧することができますが、WEBマニュアルはインターネット経由でマニュアルデータにアクセスする必要があるため、閲覧にはインターネット環境が整っていることが必須条件になります。
また、電子データにしたマニュアルやWEBマニュアルを閲覧するには、パソコンやモバイル端末など、専用機器が必要になります。
あらかじめダウンロードすることで、インターネット環境がなくてもデータ自体は確認できますが、端末機器が持ち込めない場所では、データ化したマニュアルも確認することができません。あらかじめ印刷してから持ち込む必要があります。

WEBマニュアルや電子データ化しいたマニュアルよりも、昔ながらの紙マニュアルの方が使いやすいというユーザーが一定数います。確かに実物として手にある安心感や気軽にメモや付箋ができるという点など、紙マニュアルにもメリットはあります。
紙マニュアル派が多い場合は、いきなりすべてをWEBマニュアルへ移行するのではなく、しばらくは紙マニュアルと合わせて両方運用する方法もあります。
WEBマニュアルを印刷して現場に置くなど、WEBマニュアルの運用に現場が慣れるまで移行期間を設けると、スムーズな移行ができます。